僕が仕事を辞めるまで

大学職員について書いていくブログ。あくまで管理人が勤務する大学内で起きる出来事について感想・考察を述べたものであり、他大学の運用については分かりかますのでご承知おき下さい。

マニュアルを読んでも分からない!大学職員の引継ぎが下手すぎる件について。

 

f:id:stakahara3522:20180913034518j:plain

新しい職場。

 

新しい業務。

 

就職、転職、異動をすれば避けては通れない前任者からの「引継ぎ」というノウハウの継承作業。

 

大学職員として勤務する中で度々思うのがこれ。

 

「お前ら引継ぎ下手過ぎない?」

 

今日は管理人の大学における職員のノウハウの蓄積の実態について紹介しよう。

 

前任者からの一子相伝継承

管理人の大学では北斗神拳と同様の形式で業務が継承される。

 

親から子へ。

 

前任者から後継者へ。

 

課内全体で業務について共有する事は基本的に無く、前任者の業務は引継ぎを受けた後継者しか知り得ない。

 

そんな方法が取られている。

 

基本的には前任者が自主作成したマニュアルのデータを印刷し、それを一緒に見たり、時にはマニュアルのみを渡されて、実際の業務を処理してみるという流れだ。

 

管理人の前職である銀行のように、銀行全体で常に最新状態のマニュアルが誰でも確認できるような体制ではなく、より属人的な体制である事が大学職員の特徴だ。

 

マニュアルを読んでも分からない

引継ぎでは前述の通り前任者が使用していたマニュアルを基に、実際に出てきた書類を見ながら処理を進めていく。

 

これに関してはどの企業でも似たような方法で行っているのではないだろうか。

 

問題なのはそのマニュアルが全然更新されていないという事だ。

 

マニュアルの読み合わせで引継ぎをしていく中で

 

「あ、ここ記載が古いわ。ごめん、後で変えとくね(変えない)。」

 

と言われる事もあれば、読み合わせ自体は上手くいっても後日パターンの違う書類についてマニュアル上記載がない事も多い。

 

どうしろと?

 

というマニュアル更新されない問題。

 

そうすると前任者に確認する他後任は対応のしようがない。

 

北斗神拳(一子相伝)だから。

 

複雑なオペレーションを伴わない大学職員業務においてほとんどの職員は「慣れ」や最悪「何となく」で仕事を進めているものも少なくない。

 

細かい担当者ならまだしも、マニュアルを自主作成している職員は更新を怠っている人の方が割合としては高い気がする。

 

失われるノウハウ

担当者は日頃、マニュアルをデータではなく紙媒体でファイル等に綴じて使用している。

 

管理人自身、銀行員時代もそれは行っており、読者の皆さんも違和感はないだろう。

 

しかし大学職員の業務というのは結構不安定で、教員や上司の鶴の声で運用が急に変わったりする。

 

担当はそれをマニュアルに鉛筆書きでメモし、日々の運用を修正していく。

 

例によってマニュアルの元データを更新しない為、引継ぎの際に印刷されるマニュアルにはそのメモの記載は載ってこない。

 

引継ぎでは運よく(?)メモに関連するパターンの書類が出てこなかった為、気付かないなんてケースも多い。

 

後任は異動し、従来の運用方法が失われ、メモに該当するケースが出て来た時に対応出来ず、上司に相談して新しい運用が生まれたりする。

 

それをまた後任は紙媒体のマニュアルにメモ書きでかk...以下略。

 

倒れる同僚、消える妊婦

大学職員は体が弱い(管理人の印象)。

 

それは過去の記事でも紹介済だ。
 

女性も多いので産休に入る職員も多い。

 

するとある日突然、

 

「〇〇さんは本日よりお休みする事になりました。」

 

と病気(主に鬱)や妊娠のつわり?等で急に欠員が出る。

 

そういうケースは診断書が職場に提出されるケースが多く、

 

「医師から休むように指示されている。」

 

と主張し、忽然と姿を消すサプライズ休職である場合が多く、医師からの診断書なので事業主側の安全配慮義務から出勤命令を出して出勤をお願いするのも難しい。

 

そうなると当然担当は残された事務員達。

 

引継ぎは愚かマニュアルさえ見つからないという最悪のケースで後任を任される。

 

マニュアルの元データを探し、課内や個人のフォルダを検索しまくる日が何日か続く上に、見つけてからの解読、更新対応がまた大変な印象だ。

 

管理人もこれでなかなか苦労した思い出がある。

 

まとめ

慣れで仕事をこなす大学職員。

 

マニュアルの整備は不十分で引継ぎも雑。

 

また処理方法も教員や上司の意見1つでコロコロ変わる。

 

毎年同じ業務をやっているにもかかわらず、まるで初めて見たかのようなリアクションを取る職員も多い。

 

バカなのか。

 

今後大学職員として働く上でまずは属人的な勤務体制を是正し、ノウハウ蓄積の手法を見直す必要がある。

 

マニュアルの更新はこまめに行おう。

 

さもなくば、

 

君はもう、死んでいるかもしれない(これが言いたかっただけ)。

【スポンサーリンク】